【ECRS(イクルス)】『働き方改革』のために、4つの思考ステップに従うだけのビジネスフレームワーク

ビジネススキル
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とにぃ
とにぃ

はい、とにぃです。

 

今回ご紹介するビジネスフレームワークは「ECRS」です。

 

読み方は、「イクルス」です。

 

このビジネスフレームワークを学ぶと以下のようなスキルが学べます。

 

『効果的なカイゼン策の優先順位』

  

つまり、社内業務のムダを排除し、業務効率化を図るためのビジネスフレームワークです。近年言われている「働き方改革」にマッチしたビジネスフレームワークであると思います。

1.ECRSとは?

ECRSとは、業務カイゼンを図るための手順の優先順位を示すビジネスフレームワークです。

最も効果的に業務カゼインを行うためには、Eliminate(削除)⇨ Combine(統合)⇨ Rearrange(置換)⇨ Simplify(簡素)のスッテプで順に取組むことが重要です。そして、この4つのステップの頭文字からなるのが、ECRS(イクルス)というビジネスフレームワークです。

それでは、4つのスッテプについてもう少し詳しくご説明します。

ECRSにおけるカイゼンの優先順位
 
  • 優先順位
    Eliminate(削除)

    まず取り掛かるのは、この削除の手順からです。

    今、実施している業務や手順が本当に必要なのか?ムダではないか?を考え、削除できないかを考えるステップです。

    このステップは、取り組んでいた時間を”ゼロ”に出来るのでその効果は絶大です。生産性は下記の式で考えられるので、分母の時間削減の効果が生産性向上に与える影響は一目瞭然だと思います。

    そして、削除して生まれた時間は、別の業務に回すことができるので、分子であるアウトプットを増やすことができます。このことも、生産性向上に寄与します。

    つまり、「一石二鳥」とも言えるカイゼン策になります。

     

  • 優先順位
    Combine(統合)

    もし、削除ができないのであれば、次は統合です。

    2つの業務を1つの業務に統合できれば、業務工数としては単純に1/2になります。

    なので、似たような内容を協議しているのに出席者が異なるだけで開催される会議や、特に大きな進捗も期待できないのに週に1度、慣例で提出しなければならない報告書、または、似たような業務を2つの部署で行っているなどの事例があれば、それらを統合するだけで時間の圧縮になります。

    さらに社外的には、様々な業務の窓口を可能な限り一本化するシステムを構築することで、管理工数の削減につながります。

  • 優先順位
    Rearrange(置換)

    次いで、統合も難しいと判断された場合は置換になります。

    現状、実施している部署から別部署で実施することで一元管理が可能であれば、業務効率を向上させることが可能になります。さらに、人員不足などが影響で生産性が著しく低下した場合は、適材適所を意識した要員の配置転換により対応することも可能です。

    また、自社で行うよりもアウトソーシングを用いた方が生産性が向上しコストメリットも出るのでれば、それも選択肢の1つになります。

  • 優先順位
    Simplify(簡素)

    最後が、簡素化になります。

    今の業務のムダな部分をそぎ落とし、業務のスリム化を目指します。

    会議に用いられる資料や報告書や、発注・受注などの業務システムなどが、ムダに盛り付け(装飾や文字数)てあったり、複雑化していれば、目的を達成する為に必要最小限な業務は何かを洗い出し、余分なものを省略することで業務の効率化を図ります。

以上が4つのステップの説明になります。そして、下図に示すように優先順位が高いほど、生産性に与える影響が大きいことを認識頂けたと思います。

2.ECRSの活用例

では、ECRSの活用例を示します。

ECRSに取り組む「とにぃの呟き」を聞いてみましょう。

ECRSの活用例
 
  • E
    Eliminate(削除)

    まず取り掛かるのは、優先順位1位の削除についてです。

    とにぃ
    とにぃ
    • 会議の種類を減らしてみようかな?
    • 海外・国内出張を減らしてみようかな!
    • トリプルチェックなどの不必要なリスクヘッジを減らしみようかな?

  • C
    Combine(統合)

    続いて、優先順位2位の統合についてです。

    とにぃ
    とにぃ
    • 定例の月中と月末の2回の会議を月末の1回にしてみようかな?
    • 類似機能をもつ人事部と総務部を統合した方がいいのかな?
    • サーバーやソフトを統合して、各データの一元管理をしてみようかな?
    • 固定電話を無くして、社内外の連絡手段を携帯電話に統合しようかな?

  • R
    Rearrange(置換)

    そして、優先順位3位の置換についてです。

    とにぃ
    とにぃ
    • 会議室に集まっていた会議形態をオンライン会議にしてみようかな?
    • 決裁資料などの捺印を電子署名にしてみようかな?
    • 彼・彼女の特異な能力を活かすには、配置転換した方がいいかな?

  • S
    Simplify(簡素)

    最後に、優先順位4位の簡素化についてです。

    とにぃ
    とにぃ
    • 会議の資料は、1週間前までに電子媒体で事前配布し、当日は質疑応答のみにしてみようかな?
    • 週報などはフォーマット化してA4紙1枚にまとめてみようかな?
    • メールベースからチャットでプロジェクト毎にスレッド管理してみようかな?

以上が、とにぃの呟きでした。実際に、実行済のものもありますが、これからの試みも含んでいます。

3.ECRSのまとめ

いかがでしたか、ECRSは?

業務効率のカイゼンとういことで、昨今言われている「働き方改革」を遂行するためには必須のビジネスフレームワークであると考えます。

また、2020年はアフター/ウィズ・コロナということで、世界的にテレワークが大きく浸透した時代です。こういった観点から、業務カイゼンの手段が多様性を持ったことで、さらに効率化が進んでいくことが予想されます。

加えて、これからは人工知能(AI)が私たちの業務に大きく関与してくることは明白です。よって、ERCSではなく、Eliminate(削除)、Artificial intelligence(AI化)、Simplify(簡素)の順で業務を効率化するE-A-Sのビジネスフレームワーク思考になることも視野に入れて、業務をカイゼンしていく必要があるでしょう。
※E-A-Sはとにぃのオリジナルなので特に定義はございません。

まずは、一度、このビジネスフレームワークを活用して頂ければと思います。初めは、あなたのイメージしている理想の業務カイゼンでも構いませんので、まず、目の前の業務カイゼンに活用して頂けたら幸いです。