【OARR】会議という航海を征するためのフレームワーク

ビジネススキル
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1.OARRとは?

OARRとは、適切な会議運営を行うためのフレームワークです。

このOARRは、いつもダラダラと時間だけを使う会議であったり、会議を開催したのにも関わらず、何も決まらなかったり、そして、何よりも致命的なことは、この状態を危惧せず、また次回も同じことを行ってしまうことにあります。その課題の解決策するためには、会議に出席する人たちの意識改革であったり、会議の運営方法を明確にするフレームワークになります。

そのOARRについて、下図に示します。

OARRとは、上記のとおり、Outcome(成果)Agenda(議題)Role(役割)Rule(約束)の4つの項目から構成される言葉で、OARR=オール=かいとなります。

まさしく、会議運営という海原を櫂(OARR)を使って、地図(Rule)に従い、チームの役割(Role)を決めてボートを漕ぎ、途中の宝箱のカギ(Agenda)を回収しながら、宝島(Outcome)を目指すということをイメージ頂ければと思います。

つまり、これらOARRを会議前に決めておくことで、よりスムーズな会議運営ができるようになります。

それでは、OARRの各項目について、ご説明いたします。

1.Outcome(成果)

Outocome(成果)を決める事とは、この会議の目的や目標をしっかり決めておくことです。

基本的に会議は、プロジェクトやその運営方法(新規事業への参入、プロモーション方法、製品の納期や品質、販売カテゴライズなど)について決めることが目的ですので、何が会議の成果であるかを事前に共通認識として持っておくことです。そうすれば、会議の途中で道に迷ってしまっても、目的地は決まっているので、適宜、軌道修正を図れば問題ありません。

つまり、宝島の場所を共有しておくことです。

2.Agenda(議題)

Agenda(議題)を決めるという事は、この会議のOutcome(成果)を得るために、どの様な議題をどの様な順番で進めて行くかを事前に決めておくことです。

この会議の成果を得るために、最終結論として成果を得ることなどの大まかな会議の進行表や手順などを決めておきます。そうすることで、判断に必要な材料を得ながら、目標に対して向かうことができます。

アジェンダの例を下に示します。

〇〇会議のアジェンダ

1.日時:△△
2.場所:▽▽
3.出席者:▲▲
4.目的:〇〇参入への可否
5.議題
 ①背景
 ②今後の市場予測
 ③競合分析の結果
 ④参入可否について

つまり、宝島の宝箱を開けるために必要なカギを海路に沿って回収しながら、宝島を目指すことを共有しておくことです。

3.Role(役割)

Role(役割)を決めるという事は、この会議の司会(ファシリテーター)や最終結論を判断する人、事前情報を説明する人、議事録を取る人などを事前に決めておくことです。

特に会議の進行は、ファシリテーターの手腕にかかっていると言っても過言ではありません。会議の出席者の中には、自分の言いたいコトを自分のタイミングで発言するだけで、進行を妨げる人もいます。そうでなくても、成果によっては、会議にまとまりが無くなってしまうことはよくあります。そういった時に、軌道修正を実際に行う役目を担うのがファシリテーターです。
よって、ファシリテーターは会議を誘導することで、結論に対して影響を及ぼすことも可能です。なので、出来る限り中立な立場に立つ必要があります。

つまり、船上で役割を分担し、各々がその役目を全することです。また、ファシリテーターは宝島へと誘導する船長になります。

4.Rule(約束)

Rule(約束)を決めるという事は、この会議において、開催時刻や禁止事項などの約束事を事前に決めておくことです。

この約束事を予め決めておくことは重要で、特に『制限時間』は最重要項目であると考えています。会議の開始時刻を決めても、意外と終了時刻までは決めないことがあり、これは無駄に議論を長引かせてしまう可能性があります。
また、人は制限時間を設けた方が集中力がでます、俗にいう『締め切り効果』です。与えれた時間が決まっていると、無駄な発言で寄り道している余裕がないので最短距離で目的地へと向かうようなり、生産性の高い会議となります。

その他には、以下の約束事が考えらます。
出席者は必ず発言をすること
発言者は挙手し、ファシリテーターが指名するまで発言しないこと
建設的な意見をいうこと
批判する際は、対案を出すこと

上記の約束事を取り入れるかどうかは、会議の位置づけや出席者などを鑑みて臨機応変に対応頂ければと思います。

つまり、乗船し航海に参加する人は、地図に書かれた掟に従う必要があるという事です。

2.OARRの活用例

では、OARRはどのように活かせばいいのでしょうか?

実際に会議開催の前には、OARRを決めてから始めることが実施出来れば特に問題はございません。

また、ほとんどの内容を先の項目で記載したので、活用するうえでこれ以上のことは無いのです。

しかし、既にお気づきの方もいると思いますが、効率的で効果的な会議を行うためには、ファシリテーターの能力が必須であるということです。

この、ファシリテーターについては、別途記事を起こすことを考えているので、改めてファシリテーターが担う重要な役割であったり、スキルについて記載します。

3.まとめ

いかがでしたか、OARRは?

この4つのことを決めておくだけで、会議に生産性が向上しますし、この方法を繰り返すことで、組織やチームが「会議慣れ」してきます。
そうすると、今まで会議で失われていた時間をもっと創造的な業務に充てることで、より企業としての生産性が向上するでしょう。

最後に、やはり会議の良し悪しを決めるのは、ファシリテーターだと思います。なので、ファシリテーターのスキルを上げるために、まずは積極的に会議に関わることをお勧めします。ちょっとしたミーティングでも構いませんので、あなたが率先してホワイトボードの前に立つこと実践して頂けたらと思います。